Historial de Actualizaciones 2022

Correciones

Pantalla Vídeos de Entrenamiento -  Actualizamos el video de Control de Documentos, pero al finalizar la descarga dentro de HCSGI, se mostraba un mensaje de error, sin embargo esto no impedía que se mostrara el video.      

Módulo RNC - Pantalla de Catastro-  Al abrir la pantalla, en la pestaña Origen, estaba visible el campo Número de control (opcional), y solo debería aparecer cuando se seleccionó el origen de la Queja del cliente.                                  

Módulo Control de Documentos - Pantalla de Catastro -  En la pestaña de aprobadores múltiples, al hacer clic en incluir aprobadores, los botones seleccionar y anular la selección de todos mostraban un error.                                  

Módulo Control de Documentos - Pantalla Consulta Rápida -  La cuadrícula mostraba algunos campos auxiliares y no necesarios, lo que hacía que se recortaran a la vista.                                       

Catastro de Unidades (empresa) -  Una implementación realizada en la última actualización impedía que el usuario ADMINM pudiera agregar una empresa al desplegar el sistema a nuevos clientes.                                       

Implementaciones

Resumen Pendintes -  Hemos incluido dos nuevos datos en esta pantalla: el número total de capacitaciones programadas y aún no realizadas por el usuario que inició sesión, y un botón para mostrar información sobre las auditorías programadas para el departamento del usuario.                                       

Videos de Entrenamiento -  Actualizamos 03 videos en nuestro sitio web. Su TI puede descargarlos y actualizarlos en las máquinas para mostrarlos dentro de HCSGI. Los videos actualizados ahora presentados por nuestra IA (inteligencia artificial) son: Presentación HCSGI v.7.14 / Configuración inicial para el módulo de implementación y control de documentos que presenta la nueva función de aprobador múltiple. Pronto se publicarán más videos.                                           

Correcciones

Pantalla Programación de Entrenamientos -  En la pestaña Información, el campo Capacitación obligatoria se habilitó durante la consulta y el campo Fecha de finalización también provocó que el sistema fallara, si se seleccionaba. En la pestaña Participantes, el nuevo título incluido debajo de la cuadrícula se superponía en la cuadrícula cuando se maximizaba la pantalla.                                  

Módulo PESG - Pantalla de Contextos -  Si se seleccionaba un contexto ya registrado con algún Riesgo u Oportunidad sin ROM asociada aún, ocurría un error que fue subsanado.                                  

Implementaciones

Módulo Control de Documentos -  En la pantalla de registro, creamos la nueva pestaña Aprobadores, donde ahora es posible incluir múltiples aprobadores para un documento. Esta característica es opcional y si no se utiliza, el valor predeterminado sigue siendo la aprobación por parte del responsable del departamento que emite el documento. Si hay más de un aprobador, se les notificará por correo electrónico y deberán ingresar a la nueva pantalla Mis Aprobaciones para dar su opinión, pudiendo desaprobar una revisión si no están de acuerdo con algo. Todo quedará registrado en el historial del documento, donde las pestañas del historial se han reorganizado en una nueva pestaña específica. Si utiliza esta nueva función, preste atención a las recomendaciones contenidas en la pestaña de inclusión de aprobadores.                                       

Resumen Pendientes -  En esta pantalla se incluyó información sobre la nueva función de control de documentos, informando si existe alguna aprobación pendiente por parte del usuario, en caso de utilizar la función de múltiples aprobadores.

Hoja de Rostro -  Esta hoja, utilizada en las distribuciones de documentos impresos, ahora mostrará el texto "Aprobadores múltiples" en el campo Aprobador cuando el documento tenga más de un aprobador configurado. 

Actualización de base de datos -  Esta actualización utiliza la aplicación HCUpdateDB para agregar nuevas tablas utilizadas desde la nueva función opcional de aprobadores múltiples del control de documentos.                                       

Nuevo vídeo del módulo de control de documentos -  Hemos actualizado el video de capacitación en el módulo de Control de documentos, ahora disponible para descargar y reemplazar en la carpeta de videos del directorio HCSGI en PC                                            

Nuevos Videos -  Empezamos a actualizar los videos del sistema, tanto en la aplicación (entrenamiento) como en las presentaciones en el sitio web. Poco a poco serán liberados. En la web ya tenemos la nueva presentación del sistema y control documental, mientras que en HCSGI tenemos la nueva formación en el módulo de Control Documental. Todos usando nuestras nuevas AIs (Inteligencias Artificiales) Yara y Lucas para presentar los videos.                                            

Correcciones

Pantalla Programación de Entrenamientos -  En la pestaña Análisis de Eficacia se habilitó el campo No Aplicable durante la consulta, lo que podría alterar indebidamente los datos de la grilla de participantes. 

Catastro de Preguntas de Actitudes y Habilidades -  El campo que muestra las preguntas en las cuadrículas de estas pantallas no se expandía, si el texto era más largo que una línea.      

Mejoras

Menú de Atajo -  Cambiamos la posición de acceso a la pantalla Mis autocapacitaciones, que estaba en el Menú de control de documentos y ahora se encuentra en la parte superior del menú de accesos directos, justo debajo del Resumen de tareas pendientes. Además de ser más visible, te facilitará el acceso ya que ahora sirve tanto de Control Documental como de Formación Programada como Autoformación.     

Informe Prerguntas Actitudes y Habilidades -  Eliminamos algunos subtítulos para hacerlo más limpio.     

Pantalla de Implementación de Acciones RNC y ROM -  Hemos cambiado el título de estas pantallas, permitiendo una mejor identificación, ya que esta pantalla debe ser utilizada tanto para informar detalles de la implementación de acciones, como para eventualmente informar una opinión contraria a su implementación, lo que permitirá un mayor análisis de la aprobación. También cambiamos el texto de los títulos de Implementación de datos, que ahora aparecen como Implementación de datos u Oposición, y también cambiamos el texto del campo de comentarios.     

Implementación

Módulo Competencias / Entrenamientos -  También hemos incluido la función de autoformación en este módulo de programación de formación. Al programar un nuevo entrenamiento, será posible configurarlo con este recurso a través de la ABA del Instructor, simplemente seleccionando el campo Autoentrenamiento. También hemos incluido un icono que, al pasar el cursor sobre él, mostrará información sobre su uso. Cuando se selecciona esta opción, se liberará el nuevo campo URL, que puede utilizarse, cuando sea necesario, para informar el enlace de un archivo externo para evaluación. Un ejemplo es usar Formularios de Google para crear formularios de evaluación que el participante debe completar al final de su autoformación. Este campo URL también se puede utilizar para incluir el enlace + archivo de Power Point que se encuentra en el servidor de su empresa. Esto es útil cuando un entrenamiento dado se realiza varias veces, por ejemplo, Integraciones, evitando adjuntar el mismo archivo grande varias veces para varios entrenamientos iguales, lo que comprometería el tamaño de la base de datos de SQL Server en poco tiempo en la versión express que tiene un máximo límite de 10 GB En estos casos, la pestaña de evidencia no se usa para adjuntar el archivo, pero el campo URL se usa para apuntarlo al servidor.                                      

Pantalla Mis Autoentrenamientos -  En esta pantalla ahora hay dos pestañas. La nueva aba Capacitación Programada es ligeramente diferente da aba Documentos. En ella, la primera cuadricula solo mostrará la formación configurada como Autoentrenamiento donde el usuario logueado estaba incluido como participante. Al seleccionar un entrenamiento en esta lista, los archivos de evidencia se mostrarán en la cuadrícula inferior. Estos archivos (generalmente de Power Point o video) deben ser abiertos y estudiados por el usuario. Si su empresa desea incluir un cuestionario de evaluación de la formación, para ser cumplimentado por el usuario, el enlace facilitado en el campo enlace del calendario de formación figurará como último registro de esta cuadricula y tendrá el título de Evaluación. El usuario deberá acceder al mismo y responder a todas las preguntas contenidas en el mismo. Después de abrir todos los archivos en esta cuadrícula inferior, se liberará el botón Para Firmar y permitirá el acceso a la entrada de la contraseña del HCSGI para completar este autoentrenamiento. Al firmar una capacitación, el sistema colocará automáticamente el estado de este participante (usuario) como Participó en la pantalla de Logros. Sin embargo, si la capacitación tiene un cuestionario de evaluación, el responsable de la programación debe ingresar a la pantalla de Realización e informar el estado de cada participante (Aprobado o Reprobado), de lo contrario, solo será Participante de la capacitación. Es importante tener esto en cuenta, ya que si completa la capacitación sin informar su aprobación, esa información no se puede divulgar después de que se complete la capacitación.
Nota: Si incluyes un cuestionario creado en Google Forms, su tabulación será automática por el propio Google y fácil de analizar por el gestor, pero te recordamos que tus trámites no están relacionados con el HCSGI, que solo funcionará para abrir el cuestionario. dentro del navegador predeterminado del usuario.

Nueva pantalla consultar mis autoentrenamientos -  Esta pantalla está disponible desde menú - Sistema - Usuario y permite a cualquier empleado consultar la formación programada y ya realizada como autoentrenamiento despues de firmado. Esta pantalla es exclusiva para enumerar solo la capacitación programada, no funciona para los documentos revisados, ya que no se puede acceder a las versiones anteriores de los Documentos actuales, pero se puede acceder a los documentos actuales.

Actualización Necesaria -  Lo hicimos con pocos días desde la última, porque un cliente está iniciando un PAD y sin estos cambios generaría mucho trabajo reformular esta nueva evaluación. Tales cambios redujeron en gran medida el trabajo. 

Correcciones

Pantalla del administrador de preguntas de puestos (actitudes y habilidades) -  El informe que enumera todas las preguntas específicas por actitud/habilidad en esta pantalla mostraba preguntas para elementos inactivos. Después de seguir los pasos de las mejoras a continuación, este error ya no aparecerá en este informe que ha tenido ajustes. Si en el reporte se está mostrando alguna actividad o habilidad que anteriormente fue inactivada, basta con ingresar al respectivo registro, seleccionar el ítem que aparece y editarlo activando primero el ítem, luego de guardar, editarlo nuevamente para inactivar y los datos serán corregidos. 

Mejoras

Catastro de Actitudes e Habilidades -  Hemos automatizado la desactivación de todas las preguntas para una Actitud o Habilidad cuando uno de estos elementos está desactivado. Antes era necesario inactivar cada pregunta individualmente.

Además en los registros anteriores también se eliminarán automáticamente las asociaciones de estos ítems/preguntas desde los puestos ya asociados, agilizando este trabajo que antes también era manual.

Correcciones

Módulo Gestión de Reuniones -  En el informe de ATA de las reuniones de gestión, no se mostraban los aprobadores. 

Módulo ROM -  Al abrir la pantalla de registro y hacer clic en la pestaña Origen, ya se mostraban algunos campos de la opción Gestión de Reuniones, antes de seleccionar esta opción. 

Módulo RNC -  Similar al elemento anterior, al abrir la pantalla de registro y hacer clic en la pestaña Origen, ya se mostraba el campo Número de control (opcional) de la opción Queja del cliente, sin que se haya seleccionado esta opción. 

Traducciones -  Algunos subtítulos no estaban traducidos en las pantallas de registro y consulta de RNCs y ROMs. 

Mejoras

Módulo RNC y ROM -  Luego de analizar la sugerencia de un auditor, encontramos que la opción Control de Cambios en el campo Origen no debe ser un ítem de Origen, sino un ítem independiente ya que el CAMBIO puede ser consecuencia de cualquier otro origen identificado. Por lo tanto, creamos un nuevo campo en la pestaña ORIGEN llamado PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS para esta identificación cuando sea relevante. La opción Control de cambios en el campo Origen permanecerá visible, pero deshabilitada para la edición/inclusión de registros. Esto es necesario para consultar registros ya completados con esta fuente. También hemos incluido este nuevo campo en las opciones de búsqueda y los informes.      

Nota: Si existen RNCs y ROMs abiertos registrados con el Origen del Control de Cambios, si es necesario informar otro origen y además indicar que ocurrirá un CAMBIO, basta con editar el RNC/ROM, cambiando su origen o simplemente marcar el campo Change Planning para complementar la información.

Correcciones

Módulo Gestión de Reuniones -  En la pantalla de Comentarios por Asunto, después de agregar comentarios marcados con apertura de RNC y ROM, si estos comentarios estaban seleccionados y aún no se había creado el RNC o ROM, se producía un error y no era posible ver o editar este comentario. En esta misma pantalla tampoco funcionaba el botón de imprimir de la barra lateral. 

Mejoras

Control de Documentos -  En la pantalla de registro, el botón REAPROBAR también se habilita cuando un documento está en los últimos 10 días de su vigencia y no solo después de haber caducado. Además, el mensaje de advertencia sobre su estado comienza a mostrar la cantidad de días que le quedan por vencer, desde el momento en que llega a los últimos 10 días de vigencia. 

Implementación

Nuevo Informe - Pantalla Crear/Cambiar Nombre de Usuario -  A pedido del TI de un cliente, hemos incluido dos formas de generar la lista de Colaboradores con sus Nombres de Usuario. Uno es exportar la lista a Excel, el segundo es un botón para imprimir este nuevo informe que también contendrá la agrupación por departamento de usuarios.

Módulo Autoentrenamiento -  Hemos creado una nueva pantalla de Eliminación de Autoentrenamientos Pendientes. Esta pantalla se debe utilizar en las siguientes situaciones:

- Autoentrenamiento creado incorrectamente;

- Empleado desconectado de la empresa antes de realizar la autoformación;

- Documento dañado en la base de datos o en el enlace del servidor que impida su acceso o,

- El documento ha sido revisado y su revisión anterior ya no está disponible.

El acceso a esta pantalla lo realizan los mismos usuarios con permiso para configurar lo autoentrenamiento, donde se asocian documentos a puestos y/o empleados quienes deben estar al tanto de los cambios realizados cuando se revisan estos documentos. El permiso para estas pantallas es Menu_ControleDocumentos_Configuracao_Autotreinamento. El usuario logueado que filtre los autoentrenamientos por documentos tendrá asociado su departamento por defecto. Si el usuario es de RRHH y debe tener acceso a todos los departamentos, este usuario también debe tener asociado el permiso ControlDocumentos_Configuracao_Autotreinamento_RH_VerDepartamento para seleccionar el departamento y así listar sus documentos. No recomendamos asignar este permiso a otros colaboradores, ya que la eliminación accidental de un registro es irreversible.

Precaución: El menú de acceso a esta pantalla se encuentra justo debajo del menú que EXCLUYE TODOS LOS PUESTOS ASOCIADOS, y este menú está destinado a borrar la configuración de autoentrenamiento, cuando la empresa decide no utilizar más esta función. Recomendamos a los usuarios que tengan los dos accesos que presten mucha atención en qué menú de Exclusión harán clic para no cometer errores irreversibles.

Mejoras

Impresión de Informes -  Las impresoras utilizan de forma predeterminada la orientación vertical (hoja vertical), pero el usuario puede cambiar esta configuración y dejarla como impresión horizontal (hoja horizontal). Casi todos los informes en HCSGI están en formato vertical (retrato), por lo que usamos la orientación predeterminada de la impresora. Algunos usuarios nos dijeron que la impresión estaba saliendo mal cuando el usuario cambió esta configuración y desperdició papel para reimprimir. Para evitar este problema, definimos esta orientación para cada reporte a través del código de los reportes, de esta manera el HCSGI ya no usará la configuración de la impresora, sino la informada en el reporte.         

Información Importante

01 - Exporte datos de Cuadricula a Excel o abra cualquier archivo de oficina (documento/evidencia) adjunto o vinculado por los distintos módulos -  Como se indica en la documentación, estos recursos requieren que Excel, Word y Office Power Point estén instalados en la computadora donde el usuario accede a HCSGI. Detectamos que esta característica de Windows/Dot.Net que llama a la aplicación (Word, Excel y Power Pont) asociada a la extensión de un determinado archivo controlado por HCSGI, comenzaba a no funcionar al usar Officer 365 Web en la versión accesible solo por web.

En este caso, Windows comenzó a utilizar otra forma de activar estas aplicaciones, haciendo una validación específica del licenciamiento de Office en la nube que pasó a ser incompatible con el recurso anterior del propio Windows y utilizado por HCSGI y otras aplicaciones. De esta forma, para que el HCSGI pueda seguir exportando datos a Excel o abriendo estas aplicaciones de Office para visualizar sus documentos, es obligatorio que el cliente utilice siempre la versión web de Officer 365 que permite tanto la versión instalada (sin conexión) como la Web ( en línea) y mantener Office instalado en las computadoras donde se usa HCSGI. De lo contrario, Windows emitirá un mensaje de error de validación de licencia de Office.

IMPORTANTE: Si no tiene dicha licencia o es imposible cambiar, le recomendamos que "Todos" los archivos adjuntos y vinculados en HCSGI se conviertan a PDF antes de incorporarse a HCSGI. En cuanto a la exportación de datos de cuadriculas (botón de Excel ubicado arriba de las grillas) seguirá sin funcionar, pero será posible usar reportes (impresión de Crystal Reports) para exportar, ya que esta aplicación tiene sus propios recursos que crean archivos .XLS sin la existencia de Excel en el micro.

02 - Empresas que utilizan el servicio de correo electrónico empresarial de Microsoft Outlook -  Un cliente que utiliza este servicio nos informó que Microsoft ha cambiado la forma de redirigir los correos electrónicos de su servicio de Outlook a los correos electrónicos de la empresa, por ejemplo: el usuario de la empresa X informa su correo electrónico como fulano@outloook.com y este buzón realiza algunas validaciones. en el mensaje y si se aprueba, redirige al correo electrónico real del usuario fulano@EmpresaX.com.br. Este cambio provocó la interrupción de las redirecciones de correos electrónicos enviados por HCSGI a los destinatarios (usuarios).

Este cliente también informó que no cuenta con ninguna herramienta de gestión de configuraciones de este servicio de Microsoft, por lo que no pudo informar qué se modificó ni por qué. Por lo tanto, aún no sabe cómo restablecer el envío de notificaciones emitidas por HCSGI a los usuarios. Se quedó para contactar y solicitar orientación a Microsoft. 

Nuestra Sugerencia: Si también utiliza este servicio y experimenta el mismo problema, le recomendamos que realice la siguiente prueba:
En lugar de usar el servicio de Microsoft dentro de HCSGI, que es completamente innecesario, use el correo electrónico real de su empresa, ya que solo se usa internamente. Vaya a la configuración de HCSGI para enviar notificaciones y donde sea que esté email@outlook.com, cámbielo a email@SuaEmpresa.com.br. Lo mismo debe hacerse en todos los registros en los que utilizó correos electrónicos de Outlook, como empleados, departamentos, etc..

Nota: No tiene lógica utilizar un redireccionador de correo electrónico (Outlook) internamente en tu empresa, además de aumentar la demora en el envío, aún estás expuesto a problemas creados por terceros.

Correcciones

Módulo Entrenamientos -  En la pantalla de opinión colectiva, se detectó un problema cuando había registros antiguos y sin terminar, donde no se incluía la fecha de vigencia de la opinión, que pasó a ser obligatoria. Si un participante ya tenía una opinión, pero sin la fecha de vigencia, no era posible guardar las nuevas opiniones.

Informe de lista de Presencia (entrenamientos) -  En la pantalla de filtro de este informe, si se ingresaba un número de entrenamiento que no existía, se producía un error. Ahora no se mostrará nada en este caso.

Módulo Auditorías -  En la pestaña Iniciar/Completar, se ha eliminado la fecha de inicio de la auditoría, ya que la mayoría de los clientes no pueden iniciar el sistema el mismo día, ya que las auditorías comienzan por la mañana y su lanzamiento en el sistema suele ocurrir al día siguiente de su conclusión. Esto termina generando divergencia entre estas fechas (inicio programado e ingreso efectivo al sistema). Con su retiro, lo que prevalece es la fecha prevista de inicio de la auditoría. 

Módulo de Gráficos -  Debido a un cambio realizado en la versión 7.12.100 del 19/10/2021, fue necesario realizar algunos ajustes en los gráficos de Entrenamiento, ya que no presentaban los datos correctamente y también para cumplir con las mejoras creadas en el nuevo período para la investigación. (fecha de inicio y fin).  

Reporte de Horas Totales por Departamento -  Este informe solo mostraba los entrenamientos realizados y no incluía los Completados. Además, hubo que hacer cambios para atender situaciones específicas, como formación que inicia en 2018 y finaliza en 2022. Tal como estaba, solo se consideró la formación iniciada en el año de la investigación y no el período de finalización de la misma. Esto se debe a la mejora realizada en la versión 7.8.500 el 25/06/2019, que ahora permite la distribución de la carga de trabajo en varios meses/años.  

Mejoras

Módulo Conocimiento Organizacional -  Se actualizó el texto de ayuda en la pantalla Análisis de este módulo. Deberá descargar el ZIP de ayuda del sitio web para actualizar el sistema.

Módulo Control de Documentos -  Se ha mejorado el mensaje que se muestra al Desactivar un documento y le dirá qué hacer y le pedirá confirmación. También incluimos en esta rutina la exclusión de las autocapacitaciones pendientes en este documento, evitando que los registros queden pendientes por no poder ser finalizados, ya que el documento ya no estará disponible para su consulta.

Módulo Auditorías (Pantalla de detalles de evidencia) -  ahora el auditor externo también podrá ingresar los datos de auditoría, siempre y cuando tenga registro y acceso al HCSGI. Esto se hizo para permitir que los consultores que realizan auditorías internas ingresen los datos y no solo el responsable identificado para este registro.

Módulo Auditorías (Cuadricula Documentos Auditados y Informes) -  Hemos agregado dos nuevas columnas en la cuadrícula con la fecha y el número de revisión de los documentos auditados. Al incluir un documento auditado, los nuevos campos de Número de Revisión y Fecha se llenarán con los datos del documento vigente en ese momento, pero si el auditor ha evidenciado una revisión diferente, quien la inicie deberá cambiar estos datos a lo que estaba. descrito por el auditor. Esto puede ocurrir cuando el documento se revisa antes de que los datos de auditoría se publiquen en el HCSGI. Nota: Al editar un documento ya liberado en la auditoría, el número y fecha de revisión serán los registrados en la grilla y no el correspondiente a la revisión actual, en caso de que haya una nueva revisión. Por lo tanto, se debe tener cuidado al ingresar o editar estos datos. 

Catastro de Empleados -  Al agregar un nuevo colaborador, el sistema alertará y solicitará la confirmación del usuario, en caso de que olvide marcar el campo Crear Nombre de Usuario o deje la lista de correo vacía. Si edita al empleado para desactivarlo, el sistema verificará los correos electrónicos registrados y le preguntará al usuario si otro empleado puede usar el correo electrónico más adelante. En este caso, el correo electrónico debe eliminarse antes de inactivar al empleado. También se enviará un correo electrónico a la persona responsable de crear los Usuarios y contraseñas temporales en el sistema, que puede ser TI o alguien de Calidad. Este correo electrónico debe configurarse en el menú - Sistema - Administrador - Mantenimiento HCSGI - Configuración local, justo debajo del correo electrónico destinado a RRHH.                                      

Actualización de las Bases de Datos -  Esta actualización contiene la aplicación HCUpdateDB para cambiar la estructura de la base de datos de Auditorías, la cual contiene los nuevos campos Número de Revisión y Fecha de los documentos auditados en cada proceso. También se crearán 02 nuevas bases para contener las evidencias de la Verificación Final de RNCs y ROMs.

RNC y ROM (Verificación Final de la Eficácia) -  En estas pantallas, en ambos módulos, creamos una nueva pestaña para incluir cualquier evidencia de esta verificación, que se encuentra al lado del Informe Final. Dicha evidencia deberá ser incluida al momento de incluir el dictamen de esta verificación, ya que el registro no podrá ser editado luego de guardado, ya sea en la aprobación o desaprobación del Análisis/Plan RNC/ROM. Los mismos campos también se incluyeron en las pantallas de consulta de ambos módulos.                                    

Módulo de Gráficos -  Hemos agregado una opción más para generar los gráficos. Además del Mes, Trimestre, Semestre y Anual, hemos incluido la opción Período que mostrará los campos Fecha de inicio y finalización para ingresar las fechas de búsqueda. De esta forma, el informe ahora puede cubrir períodos personalizados. También creamos una segunda pestaña de ayuda para explicar algunos detalles de los totales referentes a las gráficas de entrenamiento, ya que pueden ocurrir situaciones complejas que necesitan ser conocidas por los usuarios.