Histórico das Atualizações 2022

Correções

Tela Vídeos de Treinamentos -  Atualizarmos o vídeo de Controle de Documentos, mas ao finalizar o download dentro do HCSGI, estava sendo exibida uma mensagem de erro, contudo isso não impedia o video de ser exibido.      

Módulo RNC - Tela de Cadastro -  Ao abrir a tela, na aba Origem, o campo Número de Controle (opcional) estava visível, sendo que só deve aparecer quando a origem Reclamação de Clientes fosse selecionada.

Módulo Controle de Documentos - Tela de Cadastro -  Na aba múltiplos aprovadores, ao clicar em incluir aprovadores, os botões selecionar e desmarcar todos estavam apresentando erro.                                  

Módulo Controle de Documentos - Tela Consulta Rápida -  A grade estava exibindo alguns campos auxiliares e não necessários, fazendo com que fossem cortados na exibição.                                       

Cadastro de Unidades (empresa) -  Uma implementação realizada na última atualização, estava impedindo que o usuário ADMINM pudesse cadastrar uma empresa durante a implantação do sistema em novos clientes.                                       

Implementações

Resumo de Pendências -  Incluimos nesta tela duas novas informações: O total de treinamentos programados e ainda não realizados pelo usuário logado, e um botão para exibir informações de Auditorias programadas para o departamento do usuário.

Videos de Treinamento -  Atualizamos 03 videos em nosso site. Eles podem ser baixados e atualizados nas máquinas pelo seu TI para exibição dentro do HCSGI. Os vídeos atualizados e agora apresentados por nossa IA (Inteligência Artificial) são: Apresentação do HCSGI v.7.14 / Configurações Iniciais para implantação e Módulo Controle de Documentos que apresenta o novo recurso de múltiplos aprovadores. Em breve outros vídeos serão postados.                                           

Correções

Tela Programação de Treinamentos -  Na aba Informações o campo Treinamento Obrigatório estava habilitado durante a consulta e o campo Data Término também ocasionando travamento do sistema, se selecionado. Na aba Participantes a nova legenda incluída abaixo da grade estava sendo sobreposta a grade quando a tela estivesse maximizada.

Módulo PESG - Tela de Contextos -  Caso fosse selecionado um contexto já cadastrado com algum Risco ou Oportunidade sem existir ainda um ROM associado, ocorria um erro que foi sanado.                                  

Implementações

Módulo Controle de Documentos -  Na tela de cadastro criamos a nova Aba Aprovadores, onde passa a ser possível incluir múltiplos aprovadores para um documento. Este recurso é opcional e caso não seja usado, o padrão continua sendo a aprovação pelo responsável do departamento emitente do documento. Se houver mais de um aprovador, estes serão notificados por email e deverão entrar na nova tela Minhas Aprovações para dar seu parecer, podendo reprovar uma revisão se não concordar com algo. Tudo ficará gravado no histórico do documento, onde as abas de histórico foram remanejadas em uma nova aba específica. Caso utilizem esse novo recurso, tenham atenção as recomendações contidas na própria aba de inclusão dos aprovadores.                                       

Resumo de Pendências -  Foi incluído nessa tela a informação sobre o novo recurso do controle de documentos, informando se há pendência de aprovação pelo usuário, no caso de utilização do recurso de múltiplos aprovadores.

Folha de Rosto -  Esta folha, usada nas distribuições de documentos impressos, apresentará agora no campo Aprovador o texto "Múltiplos Aprovadores" quando o documento possuir mais de um aprovador configurado. 

Atualização dos Bancos de Dados -  Esta atualização utiliza o aplicativo HCUpdateDB para inclusão de novas tabelas utilizadas do novo recurso opcional Múltiplos Aprovadores do controle de documentos.                                       

Novo Vídeo do Módulo Controle de Documentos -  atualizamos o vídeo de treinamento no módulo Controle de documentos, já disponível para download e substituição na pasta videos do diretório do HCSGI nos micros.                                            

Novos Vídeos -  Iniciamos a atualização dos vídeos do sistema, tanto no aplicativo (treinamento) como as presentações no site. Aos poucos estarão sendo liberados. No site, já temos a nova apresentação do sistema e do controle de documentos, já no HCSGI temos o novo treinamento no módulo Controle de Documentos. Todos usando nossas novas IAs (Inteligências Artificiais) Yara e Lucas para apresentação dos vídeos.                                            

Correções

Tela Programação de Treinamentos -  Na aba Análise da Eficácia o campo Não Aplicável estava habilitado durante a consulta, o que poderia alterar os dados da grade participante indevidamente. 

Cadastro de Perguntas das Atitues e Habilidades -  O campo que exibe as perguntas nas grades destas telas não estava expandindo, caso o texto fosse maior que uma linha.      

Melhorias

Menu de Atalho -  Mudamos a posição do acesso à tela Meus Autotreinamentos, que estava no Menu Controle de Documentos e agora fica no topo do menu de atalhos, logo abaixo do Resumo de Pendências. Além de ficar mais visível, facilitará seu acesso pois agora atende tanto ao Controle de Documentos como aos Treinamentos Programados como Autotreinamento.     

Relatório Perguntas Atitudes e Habilidades -  Retiramos algumas legendas para deixá-lo mais limpo.     

Tela de Implementação de Ações RNC e ROM -  Alteramos o título destas telas, permitindo melhor identificação, uma vez que esta tela deve ser usada tanto para informar detalhes da implementação das ações, como para eventualmente informar parecer contrário a sua implementação que permitirá posterior análise da aprovação. Também alteramos o texto das legendas Data Implementação que passou a constar como Data Implementação ou Parecer Contrário e também alteramos o texto do campo comentário.     

Implementação

Módulo Competências / Treinamentos -  Incluímos o recurso de Autotreinamento também neste módulo Programação de Treinamentos. Ao programar um novo treinamento será possível configurá-lo com este recurso pela ABA Instrutor, apenas selecionando o campo Autotreinamento. Incluímos ainda um ícone que passando o mouse sobre ele, exibirá informações de seu uso. Quando esta opção estiver selecionada, será liberado o novo campo URL que poderá ser usado, quando necessário, para informar o link de um arquivo externo para avaliação. Um exemplo é utilizar o Google Forms para criação de formulários de avaliação que deverá ser preenchido pelo participante ao final de seu autotreinamento. Este campo URL também poderá ser usado para incluir o link + arquivo do Power Point que esteja no servidor de sua empresa. Isso é útil quando um determinado treinamento for realizado várias vezes ex: Integrações, evitando de anexar diversas vezes um mesmo arquivo grande para vários treinamentos iguais, o que comprometeria em pouco tempo o tamanho do banco SQL Server na versão express que possui limite máximo de 10 Gb. Nestes casos não se usa a aba evidências para anexar o arquivo e sim o campo URL para apontá-lo no servidor.                                      

Tela Meus Autotreinamentos -  Nesta tela agora existem duas abas. A nova ABA Treinamentos Programados é ligeiramente diferente da ABA Documentos. Nela a primeira grade exibirá apenas os treinamentos configurados como Autotreinamento onde o usuário logado foi incluído como participante. Ao selecionar um treinamento nessa lista serão exibidos os arquivos de evidência na grade inferior. Estes arquivos (geralmente do Power Point ou vídeo) deverão ser abertos e estudados pelo usuário. Caso sua empresa queira incluir um questionário de avaliação do treinamento, a ser preenchido pelo usuário, o link informado no campo URL da programação de treinamentos será listado como último registro desta grade e terá o título de Avaliação. O usuário deverá acessá-lo e responder todas as questões contidas nele. Após abrir todos os arquivos desta grade inferior, o botão ASSINAR será liberado e permitirá acesso a entrada de senha do HCSGI para finalização deste autotreinamento. Ao assinar um treinamento o sistema automaticamente colocará o status desde participante (usuário) como Participou na tela de Realização. Contudo se o treinamento possuir um questionário de avaliação, o responsável pela programação deverá entrar na tela de Realização e informar o status para cada participantes (Aprovado ou Reprovado) do contrário ele ficará apenas como Participou do treinamento. É importante ter isso em mente pois se concluir o treinamento sem informar sua aprovação, tal informação não poderá ser lançada após a conclusão do treinamento. 
Nota: Se incluir um questionário criado no Google Forms, sua tabulação será automática pelo próprio Google e de fácil análise pelo gestor, mas lembramos que suas tratativas não tem relação com o HCSGI que funcionará apenas para abrir o questionário dentro do navegador padrão do usuário.

Nova Tela Consultar Meus Autotreinamentos Realizados -  Esta tela está disponível pelo Menu - Sistema - Usuário e permite que qualquer colaborador possa consultar os treinamentos programados e já realizados como autotreinamento após sua assinatura. Esta tela é exclusiva para listar apenas os treinamentos programados, não funcionando para documentos revisados, pois as versões anteriores dos Documentos vigentes não podem ser acessadas e sim os documentos vigentes.

Atualização Necessária -  Realizamos com poucos dias desde a última, pois um cliente está iniciando um PAD e sem estas mudanças geraria um grande trabalho para reformulação desta nova avaliação. Tais alterações reduziram muito o trabalho. 

Correções

Tela Gerenciador de Perguntas dos Cargos (Atitudes e Habilidades) -  O relatório que lista todas as perguntas específicas por atitude/habilidade desta tela, estava trazendo perguntas de itens inativados. Após seguir os passos das melhorias abaixo, este erro não mais irá aparecer neste relatório que teve ajustes. Se eventualmente alguma atividade ou habilidade inativada antes estiver sendo exibida no relatório, basta entrar no respectivo cadastro, selecionar o item que aparecer e editá-lo primeiro ativando o item, depois de salvar, edite-o novamente para inativar e os dados serão corrigidos. 

Melhorias

Cadastro de Atitudes e Habilidades -  Automatizamos a inativação de todas as perguntas de uma Atitude ou Habilidade, quando um destes itens for inativado. Antes era necessário inativar cada pergunta individualmente.

Ainda nos cadastros acima também serão automaticamente retiradas as associações destes itens/perguntas dos cargos já associados, agilizando esse trabalho que antes também era manual.

Correções

Módulo Gestão de Reuniões -  No relatório ATA das reuniões gerenciais os aprovadores não estavam sendo exibidos. 

Módulo ROM -  Ao abrir a tela de cadastro e clicar na aba Origem, alguns campos da opção Gestão de Reuniões já eram exibidos, antes desta opção ser selecionada. 

Módulo RNC -  Igual ao item acima, ao abrir a tela de cadastro e clicar na aba Origem, o campos Número Controle (opcional) da opção Reclamação de Clientes já era exibido, sem que esta opção estivesse selecionada. 

Traduções -  Algumas legendas não estavam traduzidas nas telas de cadastro e consulta dos RNCs e ROMs. 

Melhorias

Módulo RNC e ROM -  Após análise da sugestão de um auditor, verificamos que a opção Controle de Mudanças do campo Origem não deveria ser propriamente um item de origem, mas sim um item independente já que a MUDANÇA pode ser uma consequência decorrente de qualquer outra origem identificada. Sendo assim, criamos um novo campo na aba ORIGEM chamado PLANEJAMENTO DE MUDANÇAS para esta identificação quando for pertinente. Já a opção Controle de Mudanças do campo Origem permanecerá Visível, porém desativada para edição/inclusão dos registros. Isso é necessário para consultar registros já concluídos com esta origem. Também incluímos este novo campo nas opções de pesquisa e nos relatórios.      

Nota: Havendo RNC´s e ROM´s em aberto e cadastrados com a Origem Controle de Mudanças, caso seja necessário informar outra origem e ainda assinalar que ocorrerá uma MUDANÇA, basta editar o RNC/ROM, trocando sua origem ou simplesmente assinalar o campo Planejamento de Mudanças para complementar a informação.

Correções

Módulo Gestão de Reuniões -  Na tela de Comentários por Assuntos, após inclusão de comentários assinalados com abertura de RNC e ROM, caso fosse selecionar estes comentários e a RNC ou ROM ainda não estivesse criada, ocorria um erro e não estava sendo possível visualizar ou editar este comentário. Nesta mesma tela o botão de impressão da barra lateral também não estava funcionando. 

Melhorias

Controle de Documentos -  Na tela de cadastro o botão REAPROVAR passa a estar habilitado também, quando um documento estiver nos últimos 10 dias de sua vigência e não apenas após estar vencido. Além disso, a mensagem de aviso sobre seu status passa a exibir o número de dias que faltam para vencer, a partir do momento que ele atingir os 10 dias finais de sua vigência. 

Implementações

Novo Relatório - Tela Criar/Alterar Nome de Usuários -  Por solicitação do TI de um cliente, incluímos duas formas de gerar a lista dos Colaboradores com seus Nomes de Usuário. Uma é exportando a lista ao Excel, a segunda é um botão para impressão deste novo relatório que conterá também o agrupamento por departamento dos usuários.

Módulo Autotreinamento -  Criamos uma nova tela para Exclusão dos Autotreinamentos Pendentes. Esta tela deve ser usada nas seguintes situações:

   - Autotreinamento criado indevidamente;
   - Funcionário desligado da empresa antes de realizar o autotreinamento;
   - Documento corrompido no banco de dados ou no link do servidor que impeça seu acesso ou,
   - Documento foi revisado e sua revisão anterior não está mais disponível.

O acesso desta tela é feito pelos mesmos usuários com a permissão para configurar os autotreinamentos, local onde são realizadas as associações dos documentos aos cargos e/ou colaboradores que devem tomar conhecimento das alterações realizadas quando houver a revisão destes documentos. A permissão para estas telas é  Menu_ControleDocumentos_Configuracao_Autotreinamento. O usuário logado que filtrar os autotreinamentos pelos documentos, terá seu departamento associado por padrão. Caso o usuário seja do RH e deve ter acesso a todos os departamentos, este usuário também deverá ter a permissão ControleDocumentos_Configuracao_Autotreinamento_RH_VerDepartamento associada para selecionar o departamento e assim listar seus documentos. Não recomendamos atribuir esta permissão a outros colaboradores, pois a exclusão acidental de um registro é irreversível.

Cuidado: O menu de acesso a esta tela está logo abaixo do menu que EXCLUI TODOS OS CARGOS ASSOCIADOS, sendo este menu é destinado a limpar as configurações do autotreinamento, quando a empresa optar por não mais utilizar este recurso. Recomendamos aos usuários que possuam os 02 acessos, que tenham muita atenção em qual menu de Exclusão irrão clicar para não cometer erros irreversíveis.

Melhorias

Impressão de Relatórios -  O padrão das impressoras é utilizar a orientação Retrato (folha na vertical), mas essa configuração pode ser alterada pelo usuário deixando como impressão Paisagem (folha na horizontal). Quase a totalidade dos relatórios no HCSGI estão no formato Retrato (vertical), por isso utilizávamos a orientação padrão da impressora. Fomos informados por alguns usuários que a impressão estava saindo errada quando o usuário alterava esta configuração e desperdiçava papel para reemprimir. Para evitar este problema, definimos através do código dos relatórios esta orientação para cada relatório, desta forma o HCSGI não usará mais a configuração da impressora e sim a informada no relatório.         

Informação Importante

01 - Exportar dados das Grades para o Excel ou Abrir qualquer aquivo office (Documento/Evidências) anexado ou linkado pelos diversos módulos -  Como informado na documentação estes recursos necessitam que o Excel, Word e Power Point do Office estejam instalados no micro onde o usuário está acessando o HCSGI. Detectamos que este recurso do Windows/Dot.Net que chama o aplicativo (Word, Excel e Power Pont) associado a extensão de um determinado arquivo controlado pelo HCSGI, passou a não funcionar quando se utiliza o Officer 365 Web na versão de acesso somente pela Web.

Nesse caso, o Windows passou a utilizar outra forma de acionar estes aplicativos, fazendo uma validação específica de licenciamento do Office em nuvem que se tornou incompatível com o recurso anterior do próprio Windows e utllizado pelo HCSGI e por outros aplicativos. Desta forma, para que o HCSGI possa continuar exportando os dados ao Excel ou abrindo estes aplicativos do Office para exibir seus documentos, se faz obrigatório que o cliente sempre utilize a versão Officer 365 web que permite tanto o uso instalado (off line) como o Web (On line) e manter o Office instalado nos micros onde o HCSGI esteja sendo usado. Caso contrário, o Windows emitirá uma mensagem de erro de validação da licença do Office.

IMPORTANTE: Caso não possua tal licença ou seja impossível sua troca, recomendamos que "Todos" os arquivos anexados e linkados no HCSGI sejam convertidos para PDF antes e serem incorporados ao HCSGI. Já sobre a exportação dos dados da grade (botão do Excel localizado acima das grades) continuará sem funcionar, porém será possível usar os relatórios (impressão do Crystal Reports) para exportação, pois este aplicativo possui recursos próprios que criam os arquivo .XLS sem a existência do Excel no micro.

02 - Empresas que utilizem o Serviço Microsoft de Emails Corporativos do Outlook -  Fomos informados por um cliente que utiliza este serviço, que a Microsoft alterou a forma de redirecionamento de emails de seu serviço Outlook aos emails da empresa ex: o usuário da empresa X informa seu email como fulano@outloook.com e esta caixa postal, faz algumas validações na mensagem e se aprovada redireciona para o email real do usuário fulano@EmpresaX.com.br. Esta alteração ocasionou a interrupção dos redirecionamentos dos emails enviado pelo HCSGI aos destinatários (usuários).
Este cliente informou ainda que não possui nenhuma ferramenta de gerenciamento para configurações deste serviço Microsoft, e por isso não soube informar o que foi alterado ou porquê. Sendo assim, ainda não sabe como restabelecer o envio das notificações emitidas pelo HCSGI aos usuário. Ele ficou de entrar em contato e solicitar orientação à Microsoft. 

Nossa Sugestão: Caso também utilize esse serviço e passe pelo mesmo problema, orientamos que faça o seguinte teste:
Ao invés de usar o serviço da Microsoft dentro do HCSGI, que é totalmente desnecessário, utilize o email real de sua empresa, uma vez que ele é usado apenas internamente. Vá nas configurações do HCSGI para envio das notificações e onde estiver email@outlook.com, troque por email@SuaEmpresa.com.br. O mesmo deve ser feito em todos os cadastros onde utilizou os emails do Outlook, como colaboradores, departamentos, etc.

Nota: Não há lógica em usar um redirecionador de emails (Outlook) internamente em sua empresa, além de aumentar a demora do envio, ainda fica exposto a problemas criados por terceiros.

Correções

Módulo Treinamentos -  Na tela de parecer coletivo, foi detectado um problema quando haviam registros antigos e não finalizados, onde não constava a data de eficácia do parecer que passou a ser obrigatória. Se algum participante já possuísse parecer, mas sem a data da eficácia, não estava sendo possível salvar os novos pareceres.

Relatório Lista de Presença (Treinamentos) -  Na tela de filtro para este relatório, caso fosse digitado um número de treinamento que não existia ocorria um erro. Agora simplesmente não será exibido nada nesse caso.

Módulo Auditorias -  Na aba Iniciar/Consluir a data de início da auditoria foi retirada, uma vez que a maioria dos clientes não consegue dar início no sistema no mesmo dia, pois as auditorias se iniciam pela manhã e seu lançamento no sistema ocorre geralmente no dia seguinte ao após sua conclusão. Isso acaba gerando divergência entre estas datas (início programado e efetivo lançamento no sistema). Com sua retirada o que prevalece é a data de programação do início da auditoria. 

Módulo Gráficos -  Em função de uma alteração realizada na versão 7.12.100 de 19/10/2021, foi necessário realizar alguns ajustes nos gráficos de Treinamentos, pois não estavam apresentando os dados corretamente e também para atender as melhorias criada no novo período para pesquisa (data de início e término).  

Relatório Carga Horária Total por Departamento -  Este relatório estava exibindo apenas os treinamentos Realizados e não estava incluindo os Concluídos. Além disso, foi preciso realizar mudanças para atender situações específicas, como um treinamento que inicia em 2018 e termina em 2022. Na forma em que estava só eram considerados os treinamentos iniciados no ano da pesquisa e não o período de sua realização. Isto em decorrência da melhoria realizada na versão 7.8.500 em 25/06/2019 que passou a permitir a distribuição da Carga Horária em vários meses/anos.  

Melhorias

Módulo Conhecimento Organizacional -  Foi atualizado o texto de ajuda na tela de Análise deste módulo. Será necessário baixar o ZIP de ajuda no site para atualizar o sistema.

Módulo Controle de Documentos -  A mensagem exibida ao Inativar um documento foi melhorada e informará o que será feito e pedirá confirmação. Também incluímos nessa rotina a exclusão dos autotreinamentos pendentes nesse documento, evitando que registros fiquem pendentes por não poderem ser finalizados, uma vez que o documento não estará mais disponível para consulta.

Módulo Auditorias (Tela de Detalhamento das Evidências) -  agora o Auditor terceirizado também poderá lançar os dados da auditoria, desde que ele tenha cadastro e acesso no HCSGI. Isso foi feito para permitir que consultores que fazem auditorias internas possam lançar os dados e não somente o responsável identificado para esse cadastro.

Módulo Auditorias (grade Documentos Auditados e relatórios) -  Incluímos duas novas colunas na grade com a data e número da revisão dos documentos auditados. Ao incluir um documento auditado, os novos campos Número e Data da Revisão serão preenchidos com os dados do documento vigente no momento, porém caso o auditor tenha evidenciado uma revisão diferente, quem estiver lançando deverá alterar estes dados pelos que foram descritos pelo auditor. Isso pode ocorrer quando o documento for revisado antes dos dados da auditoria serem lançados no HCSGI. Nota: Na edição de um documento já lançado na auditoria, o número da revisão e data serão os cadastrados na grade e não o correspondente a revisão vigente, caso haja uma nova revisão. Assim deve-se prestar atenção ao lançar ou editar estes dados. 

Cadastro de Colaboradores -  Ao incluir um novo colaborador o sistema irá alertar e solicitar confirmação ao usuário, caso ele esqueça de assinalar o campo Criar Nome de Usuário ou deixe a lista de emails vazia. Se for editar o colaborador para inativá-lo, o sistema irá verificar se há emails cadastrados e questionará o usuário se o email poderá ser usado por outro funcionário posteriormente. Nesse caso o email deverá ser excluído antes de inativar o funcionário. Também será enviado um email ao responsável pela criação dos Nomes de Usuários e senhas provisórias no sistema, que pode ser o TI ou alguém da Qualidade. Esse email deverá ser configurado no menu - Sistema - Administrador - Manutenção HCSGI - Configuração Local, logo abaixo do email destinado ao RH.                                      

Atualização dos Bancos de Dados -  Esta atualização contem o aplicativo HCUpdateDB para alterar a estrutura do banco de dados de Auditorias, que contem os novos campos Número e Data da Revisão dos documentos auditados em cada processo. Também serão criados 02 novos bancos para conter as evidências da Verificação Final dos RNCs e ROMs.

RNC e ROM (Verificação Final da Eficácia) -  Nestas telas, em ambos os módulos, criamos uma nova aba para incluir eventuais evidências dessa verificação, que fica junto ao Parecer Final. Tais evidências devem ser incluídas no momento de incluir o parecer desta verificação, pois o registro não pode ser editado após ser salvo, seja na aprovação ou na reprovação da Análise/Plano do RNC/ROM. Os mesmos campos foram incluídos também nas telas de consulta de ambos os módulos.                                    

Módulo Gráficos -  Incluímos mais uma opção para gerar os gráficos. Além do Mês, Quadrimestre, Semetre e Anual, incluímos a opção Período que exibirá os campos Data Inicial e Final para digitação das datas de pesquisa. Desta forma o relatório pode agora abranger períodos personalizados. Também criamos uma segunda aba de ajuda para explicar alguns detalhes das totalizações referentes aos gráficos de treinamento, pois podem ocorrer situações complexas que precisam ser de conhecimento dos usuários.