Creo que todos deberíamos reflexionar sobre este texto.

Vivimos en una época en la que la información se ha convertido en uno de los activos más valiosos de la sociedad. Nunca había habido tanta tecnología disponible, tantos recursos para automatizar tareas ni tantas herramientas capaces de aportar seguridad, agilidad y fiabilidad. Aun así, basta con observar la rutina de muchas personas y empresas para comprobar que una parte significativa de la población continúa aferrada a hábitos propios de una realidad muy distinta de la actual.

En la vida cotidiana, el ritmo acelerado hace que las prisas se conviertan en uno de los mayores enemigos de la seguridad digital. Los mensajes llegan constantemente, los vídeos se comparten a una velocidad impresionante, aparecen promociones en las redes sociales y se reciben enlaces por WhatsApp, correo electrónico o SMS sin que exista una preocupación mínima por comprobar su procedencia. Con frecuencia, la emoción sustituye a la razón. El miedo, la curiosidad, la sensación de urgencia o la promesa de una ventaja irresistible llevan a miles de brasileños a hacer clic primero y pensar después.

Las cifras demuestran que esta realidad está lejos de ser una exageración. Según datos de la Federación Brasileña de Bancos, en tan solo un año se registraron más de 500.000 casos de fraude, entre los que destacan las estafas por WhatsApp, las falsas ventas y los falsos servicios de atención al cliente. Las pérdidas económicas provocadas por los fraudes en el sector bancario superaron los diez mil millones de reales, lo que demuestra que los delincuentes digitales han descubierto algo sencillo: resulta más fácil aprovecharse de la falta de atención de las personas que enfrentarse a los sistemas de seguridad de las entidades financieras.

Los ataques han dejado de ser aficionados. La ingeniería social ha evolucionado. Actualmente, los delincuentes utilizan inteligencia artificial, suplantan a empresas conocidas, reproducen páginas prácticamente idénticas a las originales y manipulan las emociones humanas para inducir a las víctimas al error. No es casualidad que la estafa electrónica aumente año tras año en Brasil. En 2024 se registraron más de 281.000 casos, lo que supuso un incremento respecto al año anterior.

Paradójicamente, aunque la sociedad está rodeada de tecnología, muchas personas siguen organizando información importante de forma fragmentada. Contraseñas anotadas en papeles, compromisos repartidos entre cuadernos, blocs de notas, agendas, distintas aplicaciones e incluso trozos de papel pegados en los monitores forman parte de la rutina de miles de brasileños. En muchos casos, se pierde más tiempo buscando una información que realizando la propia tarea. El problema no consiste en utilizar papel de manera ocasional, sino en depender de métodos que dificultan la localización rápida, favorecen los olvidos y aumentan la probabilidad de perder información relevante.

En las empresas, esta realidad alcanza dimensiones aún mayores. En pleno siglo XXI, muchos directivos continúan considerando la inversión en tecnología como un gasto y no como una herramienta para reducir costes. El precio de adquisición de un programa informático se convierte con frecuencia en el principal y, a veces, único criterio de decisión. Apenas se analiza el coste invisible generado por los procesos manuales, la repetición de tareas, la pérdida de productividad, la demora en obtener información, los errores humanos, los documentos desactualizados y el desperdicio de horas de trabajo de profesionales cualificados.

Existe un falso ahorro que, en la práctica, acaba convirtiéndose en una pérdida permanente. Un empleado que tiene que alimentar varias hojas de cálculo, copiar información entre documentos, buscar archivos dispersos en distintas carpetas y comprobar manualmente datos que podrían procesarse de forma automática representa un coste continuo para la organización. El salario abonado por esas horas improductivas supera muchas veces, en pocos meses, el precio de sistemas capaces de eliminar una gran parte de esas tareas repetitivas.

Incluso las organizaciones que cuentan con certificaciones o siguen principios de calidad mantienen todavía controles críticos basados en hojas de cálculo, documentos de texto y archivos independientes que no se comunican entre sí. Aunque herramientas como Excel y Word son extremadamente útiles, nunca fueron concebidas para sustituir sistemas integrados de gestión. Cuando se utilizan como núcleo del control corporativo, acaban creando entornos vulnerables a versiones duplicadas, eliminación accidental de información, falta de trazabilidad y dependencia excesiva del conocimiento individual de determinadas personas.

Desde la perspectiva de la norma ISO 9001, la información documentada, la trazabilidad de los procesos y la búsqueda de la mejora continua son elementos fundamentales. Sin embargo, en numerosas empresas, las auditorías todavía se convierten en auténticas operaciones de guerra, en las que hay que buscar documentos con prisas, actualizar hojas de cálculo en el último momento y reunir manualmente información dispersa entre distintos departamentos. En lugar de dedicar esfuerzos al análisis de resultados y al perfeccionamiento de los procesos, los equipos pierden tiempo intentando localizar datos que deberían estar disponibles en pocos segundos.

Otro problema poco percibido es la dependencia que se genera en torno a determinadas personas. Cuando el control se basa en archivos individuales, conocimientos informales y procedimientos no centralizados, basta con que un empleado abandone la empresa, se vaya de vacaciones o se ausente por cualquier motivo para que procesos completos queden comprometidos. El conocimiento deja de pertenecer a la organización y pasa a pertenecer al individuo. Esto supone un riesgo operativo que rara vez aparece en las hojas de cálculo financieras, pero que puede ocasionar pérdidas considerables.

Curiosamente, muchos directivos aceptan con naturalidad pagar cada mes por desperdicios invisibles, pero muestran resistencia ante inversiones que ofrecen un retorno en productividad, seguridad y fiabilidad. Olvidan que el tiempo también es dinero y que el coste de un error puede ser infinitamente superior al precio de una solución tecnológica adecuada.

Sin embargo, la tecnología no debe considerarse una solución mágica ni un sustituto del sentido común. El problema no radica en la ausencia de recursos, sino en la forma en que se utilizan. Los sistemas centralizados, la automatización de procesos, el almacenamiento seguro de la información, los controles integrados y las políticas de seguridad digital no eliminan la necesidad de la atención humana. Al contrario, actúan como aliados capaces de reducir errores, agilizar tareas y proporcionar información más fiable para la toma de decisiones.

Del mismo modo, el comportamiento de las personas sigue siendo uno de los principales factores de protección. Desconfiar de los mensajes alarmistas, comprobar el origen de los enlaces, confirmar la información a través de canales oficiales, evitar decisiones impulsivas y adoptar una actitud más crítica ante el contenido que circula por las redes sociales son medidas sencillas, pero extremadamente eficaces. En una época en la que las estafas explotan las emociones, la prudencia se ha convertido en una de las competencias más valiosas.

Quizá la mayor paradoja de nuestro tiempo sea precisamente esta: nunca hemos dispuesto de tantos recursos para simplificar la vida y, al mismo tiempo, tantas personas y organizaciones siguen creando dificultades que podrían eliminarse. El resultado es una rutina más lenta, más propensa a errores, más vulnerable al fraude y, paradójicamente, más cara.

Invertir en tecnología de forma consciente no significa sustituir a las personas, abandonar por completo los métodos tradicionales ni seguir modas pasajeras. Significa permitir que los profesionales dediquen su tiempo a actividades que realmente aportan valor. Significa transformar la información en conocimiento, el conocimiento en decisiones y las decisiones en resultados. Significa reducir costes mediante la eficiencia y no mediante un ahorro aparente.

En definitiva, quizá la verdadera cuestión no sea cuánto cuesta invertir en organización, seguridad y tecnología. La pregunta más importante es cuánto cuesta seguir haciendo todo de la misma manera mientras el mundo cambia a nuestro alrededor. Porque, en muchos casos, el problema no es la falta de recursos modernos, sino la insistencia en afrontar los retos del presente con prácticas heredadas del pasado.

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