La Procrastinación en el Trabajo

A procrastinación puede tener varias causas: originada en hábitos de la vida escolar, de problemas de salud ou de la falta de organización y hasta de responsabilidad en algunos casos. Sin embargo, se entiende que es un hábito aprendido y no nacido con la persona.

Aunque pueda parecer al principio algo sin importancia, una “pereza” o forma de actuar común de algunas personas, en muchos casos puede convertirse en un problema que afecta no solo a la propia persona en la vida personal, sino también en la vida profesional y a los que están a su alrededor.

Si desea saber más sobre las causas, identificación y tratamientos, existen buenos textos en internet como punto de partida, incluso para analizar si usted é realmente un procrastinador o solo presenta eventualmente algunas acciones similares. Así, teniendo conocimiento del hecho y en los casos más graves, puede ser necesario buscar un profesional para ayudarle en el tratamiento.

Abordar los problemas derivados de este hábito en el entorno de trabajo. Voy a usar una visión de gestor con foco en los resultados negativos derivados tanto para el equipo como para la empresa y no los tipos o intensidades de este mal.

Inicio por los males generados al propio individuo con este problema. Puede afectar su entorno de trabajo por la incomodidad de los comentarios y “bromas” de los compañeros, pasando por inseguridad, baja autoestima, inercia frente a situaciones críticas, así como generar estrés, insomnio, gastritis y otras enfermedades secundarias, culminando con la baja médica.

El problema deja de ser personal cuando estas acciones pasan a afectar a los compañeros de trabajo, ya sea por estimular el mismo hábito en otras personas o por perjudicar el rendimiento de sus atribuciones, desempeño deficiente del equipo, perjuicio financiero o daño a la imagen de la empresa.

Tenemos que admitir que es difícil encontrar un empleado, en cualquier empresa, que no tenga al menos una tarea pendiente guardada desde hace algún tiempo, siendo optimistas.

Casi todos nosotros tenemos siempre una o dos tareas pendientes, sin embargo tenemos que evaluar qué tipo de pendiente es esa, ya que no podemos confundir prudencia y análisis cuidadoso o, además, situaciones que dependan de terceros, con las acciones frecuentes y características de “dejar para después”.

Existen muchas tareas en las empresas que necesitan ser bien estudiadas para llegar a la mejor alternativa, precisamente porque una acción imprudente puede causar un perjuicio mayor que la pérdida de unos días en su análisis. Esto no es procrastinación, sino prudencia y profesionalismo.

Generalmente todos saben quién es o cuáles son esos empleados en la empresa. Sin embargo, es muy difícil encontrar empresas que tengan una sistemática para solucionar tal situación. Por ese motivo los gestores, de cierta forma, se vuelven conniventes con el problema que, por lo general, es muy sencillo de resolver.

El punto inicial es aceptar que tal problema existe y debe ser tratado. Partiendo de este punto, el departamento de RR. HH. puede crear un procedimiento para su identificación y las acciones para el tratamiento y recuperación de los involucrados.

El empleado con procrastinación tiende a ser poco productivo, siempre estar lleno de tareas por resolver, parece que “el mundo está sobre sus hombros”. En este caso es necesario saber si realmente el empleado está sobrecargado o si es un centralizador y no sabe delegar. Si hay sobrecarga, la empresa debe providenciar la ecualización del equipo, pero si la causa es la actitud del empleado, esto deberá ser tratado por el departamento de RR. HH.

En muchos casos la falta de compromiso, proactividad y empeño, pueden generar retrasos en las tareas de otras personas que dependan de las acciones de este procrastinador.

Tales problemas, muchas veces en cascada, pueden reflejarse en reclamaciones de clientes y acarrear perjuicios financieros.

Toda empresa debería crear su metodología para tratar esta situación en su plantilla de empleados. Este procedimiento debe abordar claramente la forma de identificación, análisis junto con el empleado, y tras descubrir los motivos de tales acciones, ofrecer la mejor alternativa para resolver el problema, que puede ser: un simple cambio de postura/hábito del empleado, con verificaciones frecuentes por el superior; un apoyo psicológico o incluso médico en casos más graves.

Sin embargo, la empresa debe estar preparada para hacer su parte, ya sea en la contratación de más empleados, adecuación de procesos, etc.

Podemos concluir que la mayoría absoluta de las empresas tiene, en mayor o menor grado, algún tipo de problemas con empleados llenos de tareas pendientes o que lo dejan todo para después. Sin embargo, pocas poseen alguna forma de resolver tales situaciones, que a pesar de ser sencillas acaban por no ser percibidas y tratadas.

Creo que basta la iniciativa de cualquier empleado en la empresa, proponiendo la formación de un equipo para el estudio del problema que ciertamente el mismo podrá ser resuelto rápidamente.

No obstante, pueden existir personas que tengan mucha dificultad en cambiar, a esto solemos llamar “Ruptura de Paradigma”. Esto es un aspecto muy común en las empresas y no podemos confundir personas con paradigma de las que tienen procrastinación.

La reflexión de este tema puede iniciar un cambio cultural, lo que acarreará mejoras en la productividad y en el entorno de trabajo en muchas empresas.