¿Por qué utilizar un Software de Gestión Normativa?

Práctica - Todos los datos están reunidos en un solo lugar y relacionados en la medida de lo posible.

Agilidad - Rápidamente se puede acceder a cualquier información del sistema, sin necesidad de recurrir a más de una persona, aplicación o buscando en qué ordenador o carpeta está almacenada.

Seguridad - Estos softwares garantizan que los datos no se pierdan accidentalmente, ya sea por el formateo de un ordenador, un usuario que elimine una carpeta o archivos, entre otros.

Fiabilidad - Los datos son gestionados por algoritmos que los organizan, contabilizan y muestran con una precisión incomparable frente al mismo servicio ejecutado manualmente por un colaborador. Además, no se corre el riesgo de cálculos erróneos o del olvido de algún documento dentro de un cajón o tramitándose sin control.

Organización - Los datos se agrupan por módulos para su fácil localización, relación y acceso.

Uso compartido - Por lo general, poseen acceso protegido por contraseñas y configuración de perfiles por usuario, mecanismos para el envío de notificaciones de tareas pendientes por correo electrónico e imprimen informes formateados con la información pertinente.

Descentralización - Sus rutinas logran que todos los colaboradores se involucren en los procesos, desburocratizando y liberando a estos colaboradores para sus verdaderas tareas, reduciendo considerablemente el tiempo dedicado a la implantación y mantenimientos normativos. De esta forma, cada colaborador ejecuta únicamente la parte pertinente a su competencia.

Controles eficientes - Al contar con varios controles, notificaciones y rutinas específicas de gestión, resulta mucho más fácil saber qué exigir y a quién exigírselo, ya que existen diversos informes para estos fines.

Copia de seguridad simplificada - Todos los softwares de esta categoría utilizan bases de datos para el almacenamiento, lo que simplifica y agiliza las copias de seguridad por parte del departamento de TI, ya que los datos están reunidos en un único lugar, salvo los documentos electrónicos eventualmente vinculados en carpetas del servidor, pero esto también se puede automatizar y contemplar en la política de copias de seguridad de la empresa. La excepción se encuentra en las herramientas web / nube, ya que la copia de seguridad corre a cargo del desarrollador del sistema y este puede cobrar aparte por dicho servicio, lo que a menudo pasa desapercibido para el cliente y este servicio no se contrata, ya sea en su totalidad o con la periodicidad necesaria.

Actualizaciones y nuevas funcionalidades - Los softwares con mucho tiempo en el mercado y desarrollados por empresas responsables, en su mayoría, cuentan con actualizaciones frecuentes, ofreciendo una rápida corrección de errores, mejoras en las funcionalidades y nuevos recursos/módulos. HCSGI v.7, por ejemplo, cuenta con una media de 02 actualizaciones mensuales. Citamos HCSGI por ser los desarrolladores y también porque ya ha sido auditado por numerosos organismos de certificación y porque posee todos los beneficios que mencionamos en este artículo.

Sin practicidad - Cada conjunto de datos estará en archivos separados e incluso en aplicaciones diferentes, dificultando en muchos casos su relación con un aumento significativo del trabajo manual o incluso imposibilitando esta asociación.

Falta de agilidad - Tendría que acceder a los datos en diferentes lugares e incluso bajo la custodia de diferentes personas, donde podrían surgir casos de incapacidad en el acceso debido a la ausencia de determinado empleado o a la falta de cierta aplicación en el ordenador de quien necesita la información.

Falta de seguridad - Puede producirse la pérdida accidental de datos por la impericia de un usuario o el fallo de un ordenador determinado.

Fiabilidad dudosa - Los datos pueden ser calculados erróneamente por el usuario, existir la pérdida de informes, documentos o incluso que se encuentren en tránsito en el momento de su necesidad.

Dificultad en el uso compartido - No existe un sistema integrado de notificaciones, utilizándose generalmente el teléfono o mensajes de texto que pueden borrarse por error, dificultando su utilización, confirmación y trazabilidad.

Centralización - Por lo general, se produce la centralización de tareas, ya que cada control puede ser responsabilidad y también estar gestionado por una sola persona, entorpeciendo la integración y el compromiso entre equipos.

Controles ineficientes - Debido a que los controles están fragmentados tanto entre los usuarios como en ordenadores e incluso en aplicaciones, la gestión se vuelve compleja y muy confusa, dificultando la obtención rápida y confiable de la información. Además, estas rutinas son creadas por personas que tienen una visión limitada únicamente a sus acciones en cada etapa de un proceso, y poseen pocos conocimientos de informática para crear algo más elaborado, práctico y realmente útil. También es necesario señalar que difícilmente habrá innovaciones, ya que este no es el enfoque de los colaboradores, sino las funciones para las cuales fueron contratados, y mucho menos saber qué hay de nuevo en las normas.

Copia de seguridad complicada - El departamento de TI necesitará mucho empeño para intentar organizar este "remiendo" de datos, ya que integrar una copia de seguridad pulverizada no es tarea fácil y, a menudo, es imposible. Para quienes piensan que basta con guardar todo en una carpeta del servidor, en la práctica esto no ocurre tan bien, siempre hay archivos confidenciales o quienes olvidan subirlos al servidor por trabajar de forma más rápida localmente, y principalmente una fragilidad en la seguridad de la red/servidor, ya que permitir que todos tengan acceso a las carpetas del servidor es muy complicado.

Falta de seguridad - Publicar archivos y acceder a ellos en el servidor crea fragilidad en la seguridad de la red/servidor, puesto que permitir que todos tengan acceso a las carpetas y, a veces, a archivos indebidos, exigirá mucho trabajo al departamento de TI para coordinar permisos específicos para cada usuario/carpeta, así como gestionar la rotación frecuente de colaboradores en muchos casos.

Difícil actualización o implementación - Esto demanda tiempo y muchos conocimientos técnicos, lo que generalmente no ocurre en el "caos" de este escenario, dado que los colaboradores están sobrecargados con más trabajo en estos controles del que sería necesario.