El Hoy y el Mañana de la ISO 9001

Esta reducción tiene algunas explicaciones, pero podemos atribuir este declive reciente a la pandemia, donde varias empresas en proceso de implantación o que pensaban en implantar la norma tuvieron que concentrar sus esfuerzos en la supervivencia.

Sin embargo, en un análisis un poco más profundo, detectamos que muchas de las empresas que cerraron sus actividades no contaban con sistemas de gestión eficaces y bien estructurados que permitiesen diagnósticos y análisis precisos, con acciones rápidas para enfrentar situaciones complejas, así como mecanismos para identificar y tratar riesgos y oportunidades externas según la NBR-ISO9001-2015.

En este sentido, las empresas con dichos mecanismos debidamente implantados pudieron obtener mejores resultados y mantenerse en el mercado o incluso ampliarlo. Muchas crecieron, en ese período adverso de la economía mundial, por estar más preparadas, y la ISO 9001 ciertamente fue una gran aliada.

Un dato interesante y que tal vez pueda alterar pronto estas cifras es que se abrieron más de 2,152 millones de nuevas empresas en Brasil de enero a agosto de 2020, frente a unas 682.750 que cerraron sus puertas en el mismo período de comparación (fuente: Agência Brasil – Artículo completo aquí).

Esta norma se ha vuelto obligatoria para las empresas exportadoras. Sin ella, es muy difícil o incluso imposible vender fuera del país. La evaluación de proveedores de las grandes empresas también contempla esta certificación, donde su ausencia puede ser un factor de descalificación.

Sin embargo, el principal objetivo de esta norma es permitir que las empresas se vuelvan más eficaces, organizadas, productivas y, principalmente, rentables, a través de la planificación, la identificación de problemas, la prevención y las correcciones permanentes.

Una empresa bien orientada y estructurada bajo la ISO 9001 tendrá una gran ventaja competitiva, además de una mayor productividad y compromiso de sus colaboradores. Por el contrario, una empresa con la misma norma implantada, pero mal orientada, con conceptos arcaicos y procesos burocráticos, podría obtener el resultado opuesto.

La calidad, al contrario de lo que muchos piensan, no se trata de que un producto o servicio sea mejor o peor que otro, sino de que se cumplan todas las directrices y especificaciones definidas para él y que el resultado esperado se entregue al cliente. Por eso, en lo que respecta a la calidad, no se pueden comparar naranjas con berenjenas, sino evaluar si lo que el cliente desea se está proporcionando tal como se acordó en las especificaciones.

Nota: La principal diferencia entre las empresas bien estructuradas con ISO 9001 y las demás, ya sea con ou sin ISO, es que las bien estructuradas tienen más posibilidades de sobrevivir a momentos difíciles y situaciones imprevistas, como la actual pandemia de COVID-19, por ejemplo. Mientras muchas empresas cerraron, un número mayor de ellas pudo adaptarse rápidamente, cambiar de rumbo e incluso aprovechar las oportunidades que ofrece todo momento difícil.

1. Definir el método de implantación más adecuado para su empresa;

2. Definir un equipo para la implantación;

3. Diagnosticar los procesos y planificar el sistema;

4. Involucrar a sus colaboradores;

5. Implantar los requisitos de la norma;

6. Realizar una auditoría interna;

7. Corregir los puntos débiles detectados, y

8. Contratar al organismo para realizar la auditoría de certificación.

Una media de 12 a 18 meses, pero esto dependerá de algunos factores, tales como:

• Nivel de organización de su empresa;

• Compromiso y empeño de sus colaboradores;

• Alcance definido para la certificación;

• Tamaño y complejidad de la empresa (unidades y dependencia de directrices de otros países);

Sin embargo, un gran aliado en la implantación es el software específico para la gestión de normas que puede, en la mayoría de los casos, reducir este tiempo y permitir la certificación en un plazo de 8 meses, ya que descentraliza tareas, automatiza procesos, simplifica los controles y reúne casi todos los datos de la gestión en un único lugar con unos pocos clics de ratón. En este escenario, existen 3 grupos de aplicaciones:

• Módulos independientes - Cada módulo es una aplicación, lo que genera una mayor inversión y trabajo, tanto de utilización como de mantenimiento;

• Web - Disponibles a través de sitios web donde la empresa depende permanentemente del desarrollador y sus datos no están bajo su custodia, pudiendo ser accedidos indebidamente por terceros (proveedor de alojamiento, desarrollador, etc.), y

• Escritorio (Desktop) - Se trata del software más seguro y de acceso más rápido, ya que todos los datos están en poder y custodia de su empresa en su propio servidor, además de no quedar sujetos a la falta de acceso por fallos en internet.

El primero y más completo software creado para este fin con más de 31 años en el mercado es HCSGI, desarrollado y actualizado permanentemente por nuestra empresa. Expande las fronteras de la gestión eficaz y colaborativa. En su versión 7, además de la interfaz en 3 idiomas (portugués, inglés y español), cuenta con más de 450 informes generados por filtros específicos y muchos módulos complementarios y exclusivos que serían aplicaciones separadas en la mayoría de los softwares de la competencia, tales como:

• PESG - Planificación Estratégica del Sistema de Gestión de la Calidad;

• Gestión de Reuniones - Permite gestionar todas las reuniones de su empresa, ya sean de RCD (Revisión por la Dirección) como las de gestión (comités, asambleas, ventas, etc.) con generación automática del orden del día, actas y lista de asistencia;

• PAD - Programa de Evaluación del Desempeño (modelos 360º y Evaluación Directa);

• Conocimiento Organizacional - Reúne todas las experiencias de los colaboradores y que generalmente no se documentan en procedimientos;

• Gestor de Auditorías - Permite programar y gestionar toda la planificación y ejecución de las auditorías;

• Programación de Formación - Permite el control y la gestión de las formaciones, desde la programación, el envío electrónico de convocatorias, la lista de asistencia y la evaluación de la eficacia, permitiendo así el seguimiento de los resultados por parte de los superiores inmediatos. También permite crear autoformaciones para empleados específicos;

• Difusión de la Política Online - Sin necesidad de materiales impresos y costes innecesarios;

• Control de Documentos - Controla cualquier documento, ya sea interno o externo, incluidos permisos de conducir, licencias, informes y legislación, por ejemplo. Los documentos se pueden adjuntar a la base de datos o enlazar desde carpetas del servidor;

• Autoformación - Es un sistema automático y configurable para notificar y permitir que los colaboradores realicen su propia formación en las revisiones de cada documento aprobado y su uso;

• RNC - Registro de No Conformidades que incluye: acción inmediata, análisis, plan de acciones interdepartamental, seguimiento, adjunto de evidencias y verificación final de la eficacia;

• Reclamaciones de Clientes - Cuenta con un tratamiento especial dentro del RNC;

• ROM - Registro de Observaciones y Mejoras, cuyo proceso es casi idéntico al RNC;

• Control de Registros - Permite controlar la generación, custodia y destrucción de todos los registros generados;

• Resumen de Pendientes - Se puede acceder en cualquier momento con un clic para visualizar los pendientes personales o de su departamento;

• Indicadores de los Módulos de HCSGI - Sistema que genera gráficos configurables y exporta imágenes en formato PNG de diversos datos y módulos del sistema;

• IAIA - Identificación y Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales destinado a la norma ISO 14001;

• Descripción de Puestos - Totalmente detallada y muy completa, está integrada con la evaluación del desempeño a través de las Habilidades y Actitudes y su respectivo grado de importancia, así como define las formaciones obligatorias de cada puesto;

• Formaciones Recurrentes - Permite configurar y generar notificaciones de las formaciones recurrentes de cada mes;

• Notificaciones - Varios módulos y rutinas cuentan con un sistema de notificaciones que deben habilitarse/configurarse en una pantalla específica con acceso exclusivo del administrador del sistema;

• Evidencias - Varios módulos permiten adjuntar evidencias, incluido el registro de colaboradores, donde se pueden adjuntar todos los documentos, evitando visitas a Recursos Humanos o archivos físicos durante las auditorías, con un ahorro considerable de tiempo.

En los próximos años, el mercado será cada vez más exigente y selectivo. De este modo, las empresas más cualificadas y adaptables sobrevivirán a tanta competencia y a los futuros cambios.